Manuelle Rechnungsverarbeitung ist ineffizient und eine geschäftskritische Fehlerquelle. Das Herunterladen von PDFs aus E-Mails und der manuelle Upload in Buchhaltungstools wie LexWare bindet wertvolle Ressourcen, die für strategische Aufgaben fehlen.

Als technische und strategische Partner zeigen wir Euch in dieser Anleitung, wie Ihr dieses Problem löst. Wir konstruieren Schritt für Schritt ein skalierbares, zukunftssicheres System mit n8n, das Eure Rechnungen vollautomatisiert verarbeitet.

Das strategische Fundament: Die Vorbereitung

Bevor Ihr den n8n-Workflow konstruiert, muss das strategische Fundament stehen. Ohne dieses Fundament ist jede Automatisierung nur ein instabiles Provisorium.

  1. Der strategische Endpunkt: Richtet eine dedizierte E-Mail-Adresse ein (z.B. invoice@euredomain.com). Dies ist kein einfacher Posteingang, sondern der definierte „API-Endpunkt“ für Euren Workflow. Alle Lieferanten müssen Rechnungen an diese Adresse senden.
  2. LexWare API-Zugang: Ihr benötigt Euren API-Schlüssel (Bearer Token) von LexWare. Dieser ist die Basis für die technische Authentifizierung.
  3. n8n-Instanz: Wir setzen eine lauffähige n8n-Instanz (Cloud oder Self-Hosted) voraus.

Schritt-für-Schritt-Konstruktion

Wir konstruieren den Workflow aus drei robusten Knotenpunkten. Jeder Knoten erfüllt eine präzise Funktion im System.

Knoten 1: Gmail Trigger (Der Wächter)

Wir starten das System mit dem Gmail Trigger-Knoten. Er überwacht Euren strategischen Endpunkt.

  • Credentials: Verbindet Euer Gmail-Konto.
  • Poll Times: Setzt Mode auf everyMinute, damit das System zeitnah reagiert.
  • Filters:
    • q (Query): Tragt hier Euren Endpunkt ein: to:invoice@euredomain.com has:attachment.
    • Read Status: unread.
  • Options:
    • Setzt Download Attachments auf true.
    • Setzt Data Property Attachments Prefix Name auf invoice_. Dies ist entscheidend, da die Datei im nächsten Schritt als invoice_0 (für das erste Attachment) verfügbar sein wird.
Knoten 2: HTTP Request (Das technische Rückgrat)

Hier konstruieren wir die API-Anbindung an LexWare. Verbindet einen HTTP Request-Knoten mit dem Gmail-Trigger.

  • Method: POST.
  • URL: https://api.lexware.io/v1/files.
  • Authentication: Generic Credential Type.
  • Generic Auth Type: HTTP Bearer Auth. Wählt hier Eure LexWare-Zugangsdaten aus.
  • Content-Type: multipart-form-data.
  • Body Parameters (Dies ist der geschäftskritische Teil):
    • Klickt auf Add Parameter -> Name: type, Value: voucher.
    • Klickt erneut auf Add Parameter -> Parameter Type: Form Binary Data.
    • Name: file.
    • Input Data Field Name: Tragt hier invoice_0 ein. Dies ist die evidenzbasierte Referenz auf die Datei aus Knoten 1.
Knoten 3: Gmail (Das Monitoring-System)

Ein zukunftssicheres System arbeitet nie im Verborgenen. Wir konstruieren immer eine Feedback-Schleife. Verbindet einen Gmail-Knoten (Aktion: Send) mit dem HTTP Request-Knoten.

  • Send To: Tragt Eure internen E-Mails ein (z.B. florian@..., pascal@...).
  • Subject: n8n Automatisierung: Rechnung erfolgreich in LexWare hochgeladen.
  • Message: Für ein robustes Monitoring nutzen wir smarte Variablen aus dem Trigger-Knoten. Kopiert den folgenden HTML-Code in das Message-Feld:

 

Es wurde soeben eine Rechnung per Automation in LexWare geladen, folgend Informationen:
<br> <br>
Absender: {{ $('Gmail Trigger').item.json.from.value[0].address }}
<br>
Betreff: {{ $('Gmail Trigger').item.json.subject }}
<br>
Inhalt: <br> {{ $('Gmail Trigger').item.json.textAsHtml }}

Video-Walkthrough: Die Architektur im Detail

Wir wissen, dass technische Exzellenz im Detail liegt. In diesem Video-Walkthrough konstruiert unser CEO Florian Zaskoku diesen Workflow live und erklärt die strategischen Entscheidungen hinter jedem Knoten.

Download: Unsere n8n Workflow-Blaupause